8 Stellschrauben: So können Transport- und Logistik-Unternehmer ihre DSO reduzieren und Zahlungsausfallrisiken minimieren
Die Zahlungsmoral hat sich aufgrund der Corona-Pandemie branchenübergreifend deutlich verschlechtert. Unternehmen aus der Transport-und Logistikwirtschaft müssen besonders lange auf ihr Geld warten. Auf durchschnittlich 200 Tage sind Branchenpublikationen zufolge die Days Sales Outstanding (DSO) – also die Zeitspanne zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang – zuletzt in Deutschland gestiegen.
In dieser schwierigen Situation kommt einem reibungslosen Forderungsmanagement besondere Bedeutung zu. Es gilt die Faustformel: Je später die Reaktion, desto größer das Ausfallrisiko. Dabei lassen sich die DSO mit einigen grundlegenden oft einfachen Maßnahmen unverzüglich verbessern:
1. Prozessoptimierung:
Die durchschnittlichen Zahlungsfristen sind in der Corona-Pandemie dramatisch angestiegen. Umso wichtiger sind eine schnelle Fakturierung und kurze Zahlungsziele. Um das zu erreichen, müssen effiziente und schlanke Prozesse installiert werden. In kleinen und mittelgroßen (oft inhabergeführten) Betrieben gibt es hier Optimierungspotenzial. Oft ist die Verwaltung des Forderungsmanagements unübersichtlich organisiert. Wenn zum Beispiel Ausstände über Excel-Tabellen gemanagt und Rechnungen an verschiedenen Standorten geschrieben werden. Um mehr Geschwindigkeit zu erlangen, müssen schlechte Prozesse gnadenlos aufgedeckt werden. Hier ist Handarbeit gefragt. Personalknappheit ohne eine effiziente Software-Lösung für das Forderungsmanagement kann schnell zum Flaschenhals werden.
2. Automatisierung:
Nachdem der Prozessfluss analysiert und optimiert ist, verhelfen Automatisierungsmechanismen dem Forderungsmanagement zu mehr Speed. Versenden Sie Reminder in einer im Prozess festgelegten Taktung. Auch bei Zahlungserinnerungen sollten die PDFs offener Rechnungen immer als Anhang mitversendet werden. Natürlich ist hier Fingerspitzengefühl gefragt: Gegebenenfalls ist die individuelle Gesprächsführung mit einem langjährigen guten Kunden der richtige Weg.
3. Digitalisierung:
Für eine schlankere Abwicklung im Forderungsmanagement stehen heute zahlreiche Tools zur Verfügung: Anstehende Aufgaben, Arbeitsschritte und Fristen werden darin zentral und übersichtlich abgebildet. Mit dieser Zentralisierung wird verhindert, dass notwendige Informationen in mehreren Programmen oder Systemen recherchiert werden müssen. Ein Beispiel: Der E-Mail-Verkehr wird von einer Software-Lösung für das Forderungsmanagement automatisch importiert und jegliche Kommunikation gebündelt
4. Konnektivität:
Ein schneller und zuverlässiger Austausch von Informationen mit allen angeschlossenen Partnern hilft ebenfalls dabei, die DSO zu reduzieren. Neben den Kunden-Beziehungen müssen dabei auch Verbindungen zum Back Office – und damit in der Regel zum ERP-System des Unternehmens – Kreditversicherern und Auskunfteien berücksichtigt werden.
5. Kommunikation:
Gerade in der aktuellen Corona-Krise ist der Umgang mit säumigen Kunden*innen sensibel und der persönliche Austausch wichtig. Ihr*e Geschäftspartner*in mag durch die ungewöhnliche Situation unverschuldet in die Krise geraten sein. Sprechen Sie bilateral über mögliche Ansätze und Zahlungsvereinbarungen. Zur Kommunikation gehört natürlich auch zu wissen, welche Kanäle Ihre Kunden*innen nutzen. Während ältere Semester womöglich den klassischen Brief bevorzugen, erwarten jüngere Kunden eine schnelle Kommunikation per E-Mail oder SMS. Schicken Sie aber auch den Kunden, die Ihre Rechnungen postalisch erhalten, PDF-Kopien der Rechnungen per Mail. Erhält ein Kunde die elektronische Kopie früher, beschleunigt das womöglich den Zahlungsprozess. Die Anforderung einer Empfangsbestätigung dokumentiert den Erhalt der E-Mail.
6. Controlling:
Eine lückenlose und tagesaktuelle Überwachung der Zahlungsbewegungen mit anstehenden Aufgaben ist essenziell. Eine Excel-Tabelle reicht dafür in der Regel nicht aus. Aktuelle Software-Lösungen für das Forderungsmanagement verfügen über übersichtliche Dashboards, in denen die wichtigsten KPIs in Scorecards abgebildet sind. Mit wenigen Knopfdrücken können Versicherungs- und Limitreports oder Aging Listen gezogen werden. Signifikante Veränderungen beim Kunden werden durch Frühwarnsysteme schnellstmöglich signalisiert. Sichere Entscheidungen durch integrierte Limitanträge und flexible Genehmigungsprozesse sind so jederzeit gewährleistet.
7. Externe Partner:
Risiken können schon im Vorfeld einer Vertragsbeziehung ausgeschlossen oder zumindest minimiert werden. Während Kreditversicherer das Ausfallrisiko übernehmen, beleuchten Auskunfteien die Bonität potentieller Kunden. Auch Kriterien wie zum Beispiel Risiken in bestimmten Ländern können hier schon bei der Kreditentscheidung berücksichtigt werden. In vielen Fällen lassen sich die Datenpools externer Partner per Schnittstelle an eine Softwarelösung für das Forderungsmanagement andocken. Die zeitaufwendige manuelle Adresseingabe in den verschiedenen Dienstleister-Portalen entfällt, gezogene Daten können unverzüglich weiterverarbeitet werden.
8. Individualisierung:
Über den Aufbau von Forderungsmanagementprozessen entscheidet oftmals die Unternehmensgröße. KMUs bevorzugen in der Regel eine Plug-and-Play-Lösung, die einfach und schnell zu installieren ist und mittels Stellschrauben individuell auf das jeweilige Unternehmen angepasst werden kann; große Konzerne benötigen dagegen oft eine maßgeschneiderte Lösung, die sich an bereits fest vorgegebene Prozesse andocken lässt. Aryza bietet mit der Software-Lösung Dunning für beide Szenarien die passende Option.