Fallstudie: Louwman Dealer Group
„Mit Aryza Dunning wird eine bessere Erfassung forciert und der Prozess transparenter gestaltet. Das wiederum ermöglicht uns ein effizienteres und damit ein besseres Arbeiten. Es führt auch zu konkreten Ergebnissen: Wir stellen eine Verringerung der durchschnittlichen Anzahl von Tagen bei den Außenständen fest.“
Seit nunmehr fast einem Jahrhundert ist der Name Louwman mit der Automobilbranche in den Niederlanden verbunden. Den Anfang machte im Jahr 1923 Louwman & Parqui, ein Name, der auch heute noch für die Unternehmenseinheit Verwendung findet, die Toyota und Lexus importiert. Inzwischen jedoch hat sich die Louwman Group im Bereich der (Auto-)Mobilität wesentlich breiter aufgestellt. Dabei bildet die Louwman Dealer Group den wohl markantesten Bestandteil – selbstredend nebst dem Louwman Museum in Wassenaar. Dieses Händlernetz verfügt über rund 70 Niederlassungen, in denen etwa 1800 Mitarbeiter diverse Automarken und -modelle verkaufen, reparieren und warten. Die Louwman Dealer Group nutzt bereits seit einiger Zeit Dunning, die Forderungsmanagement-Software von Aryza zur Debitorenverwaltung.
Ronald Danse, Business Controller bei der Louwman Dealer Group, war für den Erwerb und die Implementierung von Aryza Dunning in seiner Organisation verantwortlich. Die Entscheidung für das Softwarepaket war unter anderem auf die Entwicklungen innerhalb des Händlernetzes zurückzuführen. „Es wurde uns bereits vor einigen Jahren klar“, so Danse, „dass Wachstum erforderlich ist, wenn man in der Automobilbranche überleben will. Eigenständiges Wachstum, aber vor allem Wachstum durch Akquisitionen. Bis dahin hatten wir ausschließlich Toyota, Lexus und Suzuki im Angebot. Inzwischen sind Mazda, Mercedes-Benz, smart, Mitsubishi und Peugeot hinzugekommen.“
Ein kontinuierlicher Prozess
Der Trend zur Unternehmenskonzentration wird noch einige Zeit anhalten, da Louwman jüngst einige weitere Mercedes- und Peugeot-Händler im Süden übernommen hat. Und es ist noch mehr in Vorbereitung. Die Anzahl der Niederlassungen wird sich weiterhin bei etwa 70 bewegen, da Louwman bestehende Niederlassungen schließt und mit neuen kombiniert. Dazu meint Danse: „Die neu erworbenen Händlerorganisationen werden wiederum Aryza Dunning für die Debitorenverwaltung und die Kundenbetreuung nutzen. Das ist ein kontinuierlicher Prozess.“
Leidenschaft für Autos
Mit Ausnahme seines ersten Jobs bei Van Rietschoten & Houwens, dem späteren Internatio-Müller, hat Danse sein gesamtes Arbeitsleben in der Automobilbranche verbracht. Er hat in unterschiedlichen Unternehmensbereichen der Louwman Group gearbeitet und zwei kleine Abstecher zum Branchenverband BOVAG unternommen. Danse fühlt sich heimisch in dieser Branche: „Es handelt sich um eine Branche, in der immer etwas los ist, es wird nie langweilig. Das Produkt ist natürlich unverkennbar präsent, genauso wie der Kunde, ständig ändert sich etwas an der Gesetzeslage, und es gibt hier eigentlich niemals Stillstand. Ich bin zufällig hier gelandet und habe es nie bereut. Louwman ist ein großes Unternehmen mit vielen Seiten und vielen Möglichkeiten. Und es ist ein Familienunternehmen, was äußerst wichtig ist. Ein Familienunternehmen bedeutet kurze Kommunikationswege und mehr Ungezwungenheit. Wer wissen möchte, um was für ein Unternehmen es sich handelt, sollte das Louwman Museum besuchen. Dort gibt es die gesamte Geschichte der Branche und die Leidenschaft der Familie Louwman für Autos zu sehen. Beeindruckend!“
Je mehr Wachstum, desto drängender das Problem
Als Business Controller ist Danse für die Optimierung verschiedener Prozesse in der Organisation verantwortlich. „Das ist der denkbar beste Job, weil alle Aspekte eines Unternehmens in der Steuerung zusammenkommen. Die Herausforderung besteht darin, alles kontinuierlich zu verbessern, sowohl in den Prozessen als auch in der Organisation und der Verwaltung. In den jeweiligen Unternehmenseinheiten und bereichsübergreifend. Oftmals gilt: Je tiefer man in eine Niederlassung eintaucht, desto häufiger stellt man fest, dass die Dinge anders laufen, als aus der Ferne erwartet. Das ist beim Forderungsmanagement nicht anders. Früher wurde es dezentral von uns verwaltet, aber das lief nicht immer gut. Dabei wurde mit den verschiedensten Programmen zur Debitorenverwaltung gearbeitet, was sich jedoch suboptimal gestaltete. Und es fehlte der Überblick. Wir haben versucht, den Überblick mit Excel-Tabellen zu behalten, aber das wurde mit der Zeit immer schwieriger. Je größer wir wurden, desto drängender wurde das Problem. Unsere zentrale Finanzsoftware ist mit unserem Händlerverwaltungssystem verbunden, aber mit jeder Akquisition kommen eine andere Software und ein anderes System hinzu. Das lässt sich nicht einfach so übertragen. Darüber hinaus stellen die Automobilhersteller wiederum eigene Anforderungen an den Umgang der Händler mit ihren Daten. Knapp ausgedrückt: Wir hatten einen dringenden Bedarf an einer separaten Softwarelösung für das Debitorenmanagement, mit der die sachgerechte Erfassung von Vereinbarungen mit Debitoren, die Überwachung solcher Vereinbarungen und ein zentraler Überblick möglich war. Unabhängig von der Vielfalt der Systeme, aus denen die jeweiligen Daten stammen. Ungeachtet des breiten Spektrums an Geschäfts- und Privatkunden mit den unterschiedlichsten Risikoprofilen.“
Langfristige Entscheidung
Die Louwman Dealer Group ging bei der Auswahl der neuen Software auf Nummer sicher. Dazu meint Danse: „Ein solches Softwarepaket ist keine Entscheidung für ein Jahr, um dann zu etwas anderem zu wechseln. Nein, es ist eine langfristige Entscheidung. Wir haben die Angebote auf dem Markt sondiert. Zu den Voraussetzungen gehörte, dass die Software die von uns benötigten Funktionen bot, dass sie erschwinglich war und über unsere zentrale Datenbank schnell und einfach mit verschiedenen Finanzsoftwarelösungen verbunden werden konnte.
Von der anfänglichen Auswahlliste blieben einige wenige Anbieter übrig, darunter Aryza. Vor der Erteilung des Zuschlags besuchten wir einen Referenzkunden. Dabei handelte es sich um Bochane, einen großen Renault-Händler mit mehreren Niederlassungen im Osten des Landes. Ich wollte sehen, wie die Software in der Praxis in einem Unternehmen der selben Branche funktioniert. Das war der ausschlaggebende Faktor. Die Software tat, was wir wollten, Bochane war zufrieden und unsere eigenen Endanwender hatten Vertrauen in die Softwarelösung. Auch aufgrund der Benutzerfreundlichkeit. Letztere ist zwingend notwendig: Je einfacher man etwas gestaltet, desto zweckmäßiger wird es und desto geringer ist die Fehlerwahrscheinlichkeit. Selbstverständlich wurden auch die technischen Grundlagen von Aryza Dunning kritisch unter die Lupe genommen. Da die Software in der Cloud arbeitet, erwarteten und erhielten wir die Zusicherung, dass Sicherheit und Datenschutz optimal gewährleistet sind. Daraufhin wurde der Bund auf Grundlage eines klaren Vertrags besiegelt.“
Vorgehensweise bei der Implementierung
Die Implementierung von Aryza Dunning in den verschiedenen Verwaltungen der Louwman Dealer Group erfolgte in Phasen. Zunächst war die Region Amsterdam an der Reihe. Anschließend stellte eine Region nach der anderen um, wobei sich Amsterdam zur Unterstützung in Bereitschaft befand. „Die Implementierung ist gut verlaufen“, so Danse. „Wie bereits erwähnt, sind wir immer noch damit beschäftigt, denn auch die Verwaltung der neu erworbenen Niederlassungen wird in Dunning integriert. Aufgrund einer guten Herangehensweise und einer optimalen, harmonischen Zusammenarbeit auf Grundlage eines guten Entwurfs verlief der Übergang reibungslos. Diese Art der Implementierung stellt hohe Anforderungen an beide Seiten – an den Kunden und an den Lieferanten – und wurde deshalb von uns als Projekt angegangen. Aber es sind auch die Menschen, die den Unterschied machen, und hier möchte ich auf jeden Fall Jeroen Jansen von Aryza erwähnen. Er hat wirklich den Unterschied gemacht, indem er Vereinbarungen immer eingehalten, schnell auf unerwartete Entwicklungen reagiert und stets mitgedacht hat. Da habe ich im IKT-Bereich schon ganz anderes erlebt.“
Anwendung in der Praxis
Derzeit gibt es bei der Louwman Dealer Group rund 20 Anwender, die täglich mit Aryza Dunning für die Debitorenverwaltung und den damit verbundenen Mahnungen, Zahlungserinnerungen und Telefonkontakten arbeiten. Auf zentraler Ebene nutzen die Business Controller die Software zur Erstellung von Berichten. „Auch das ist ein Vorteil“, so Danse. „In Dunning lassen sich ganz einfach Berichte über Debitorensalden selbst erstellen. Sie wählen die einzubeziehenden Felder, die Art des Berichts, den Sie suchen, und erstellen ihn dann direkt. Mit ein wenig Geschick und Erfahrung gelingt das sehr einfach und schnell. Mit diesem Ansatz lassen sich auf zentraler Ebene schneller Muster erkennen. Zum Beispiel Zahlungsprobleme, die entstehen, weil in unseren Prozessen etwas falsch angelegt ist. Es ist immer besser, diese Art von Problemen an ihrem Ursprung zu lösen. Und es ist noch mehr in Planung. Zum Beispiel werden wir demnächst automatisch einen Link zu iDEAL in unsere Mahnungen einfügen, über den die Kunden schneller und einfacher bezahlen können. Wir übertragen unsere Daten jetzt an Dunning, wo sie aufbereitet werden.“
„Wir möchten die aufbereiteten Daten nutzen, um den Regionen innerhalb einer Dashboard-Umgebung Feedback zu geben. So kann z. B. ein Regionalleiter jederzeit in Echtzeit sehen, welche Rechnungen noch offen sind und welchen Status sie haben. Mit Aryza Dunning wird eine bessere Erfassung forciert und der Prozess transparenter gestaltet. Das wiederum ermöglicht uns ein effizienteres und damit ein besseres Arbeiten. Es führt auch zu konkreten Ergebnissen: Wir stellen eine Verringerung der durchschnittlichen Anzahl von Tagen bei den Außenständen fest.“
Veränderungen auf dem Markt
Danse erwartet, dass sich die Veränderungen in der Automobilbranche in den nächsten Jahren fortsetzen werden. Vor allem im Bereich der Automatisierung wird sich noch einiges tun. „Deshalb ist die gezieltere Nutzung der Kundendaten von entscheidender Bedeutung – für die Debitorenverwaltung, aber auch für Marketing und Vertrieb. So lässt sich etwas bewirken. Natürlich ist in der Automobilbranche das Produkt sehr wichtig, aber die Art und Weise, wie wir Qualität liefern und wie wir Kunden behandeln und verwalten, ist mindestens genauso wichtig. Wir wollen den Kunden entlasten, unabhängig davon, über welchen Kanal er zu uns kommt. Als Käufer eines Autos, über Privatleasing oder als Interessent an einem gemeinschaftlich genutzten Auto. Darauf gilt es, vorbereitet zu sein.“