Case Study – BDK
Die Bank Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe (BDK), eine auf das Kraftfahrzeuggewerbe spezialisierte Autobank und Teil der Société Générale, wollte ihre Arbeitsprozesse im Forderungsmanagement gezielt optimieren: von einer strukturierten Übersicht über alle relevanten Daten bis hin zu automatisierten, teambezogenen Aufgabenlisten und effizienteren Schnittstellen zu Serviceprovidern.
Seit dem Go-Live von Aryza Collect im Oktober 2024 steuert die BDK ihre Prozesse nun vollständig digital. Mitarbeitende greifen zentral auf Forderungs- und Partnerdaten zu, erhalten priorisierte Worklists und profitieren von einheitlichen Workflows. So gewinnt das Forderungsmanagement spürbar an Effizienz und Transparenz.
Info zum Kunden
Die Bank Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe (BDK) ist eine spezialisierte Autobank und Partner des Kraftfahrzeuggewerbes. Sie bietet Autohändlern und deren Kunden Finanzdienstleistungen wie Fahrzeugfinanzierungen, Leasinglösungen und Versicherungen. Zudem unterstützt sie Händler mit Lösungen zur Lager- und Betriebsmittelfinanzierung und digitalen Tools, die den Finanzierungsprozess effizienter gestalten.
Die BDK wurde im Jahr 2000 gegründet, hat ihren Hauptsitz in Hamburg und beschäftigt heute knapp 600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Institut arbeitet mit rund 3400 Handelspartnern zusammen und ist heute Teil der Société Générale Group.
Projektziele
Ziel der BDK war es, eine verbesserte Arbeitssteuerung im Forderungsmanagement zu schaffen.
Alle relevanten Forderungs- und Partnerstammdaten sowie Aktionsdaten sollten schnell über ein gut strukturiertes User Interface in Aryza Collect zugänglich gemacht werden und Systembrüche zu anderen Applikationen verringert bzw. abgemildert werden. Inbound- und Outbound-Aufgaben sollten über ein Scoring in der Bearbeitungsreihenfolge priorisiert und teambezogen an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verteilt werden.
Darüber hinaus sollten die Schnittstellen zu Serviceprovidern verschlankt und die Datenübertragungen nach Möglichkeit event- bzw. regelbasiert automatisiert werden.
Struktur des Forderungsmanagements bei der BDK
Das Forderungsmanagement gliedert sich entlang des Forderungslebenzyklus‘ in verschiedene Teams, die sowohl frühe Verzüge bis zur Vertragskündigung bearbeiten als auch die Beitreibung von Forderungen und Sicherheiten Verwertung im Anschluss an die Vertragsbeendigung zum Gegenstand haben.
Implementierung der Software
Nach einer Vorstudie durch Aryza folgte die Implementierungsphase bei der BDK.
Hierbei wurden u.a.
- relevante, datenliefernde BDK Systemen angeschlossen und Schnittstellen zu verschiedenen Serviceprovidern geschaffen bzw. konfiguriert
- das Rollen- und Berechtigungssystem ausgearbeitet und implementiert
- das BDK-spezifische User Interface sowie das Regelwerk zur Teamzuordnung für die Bearbeitung von Bestands- und Forderungskonten konzipiert und mit Daten befüllt
- kundenspezifische Workflows z.B. für die Überwachung von Zahlungsvereinbarungen implementiert
- verschiedene Nutzerschulungen für fachliche und technische Anwendergruppen durchgeführt
Arbeitsweise nach Go-Live von Aryza Collect
Am 14. Oktober 2024 ist das System in den Livebetrieb gegangen.
Im Forderungsmanagement der BDK werden seit dem Go-Live teambezogene Aufgabenlisten erstellt und nach verschiedenen Kriterien wie z. B. Mahnstatus und Rückstandsbetrag priorisiert.
So erhält z. B. ein Team eine nach Relevanz sortierte „Worklist Telefoninkasso“ mit der Aufgabe, betreffende Kunden anzurufen und nach Möglichkeit eine Zahlungsvereinbarung zu erwirken.
Jedes Team hat für seine Zwecke spezifische Worklists definiert, die stets absteigend nach Relevanz in den Worklists aufgelistet und bearbeitet werden.
Nachfolgendes Schaubild zeigt noch einmal das Zusammenspiel verschiedener Vertragskriterien, die Zuordnung von Verträgen in das richtige Team sowie die Zuordnung von Aufgaben in die richtige Worklist. Diese Verteilungen erfolgen vollständig automatisiert.
Darüber hinaus war es wichtig, die Abgabe an Serviceprovider datenschutzkonform zu optimieren und zu automatisieren. Bei der Erfüllung bestimmter Kriterien oder Events (wie z.B. Fristablauf, Postrückläufer), werden Bestands- bzw. Forderungskonten zur Abgabe selektiert und per Schnittstelle an einen Dienstleister übergeben.
Kundenfeedback
Die gebündelte und übersichtliche Darstellung von Forderungs- und Partnerstammdaten aus verschiedenen Quellsystemen und deren übersichtliche Darstellung erspart den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen Zeit bei der Recherche von notwendigen Informationen zur Fallbearbeitung.
Darüber hinaus sind notwendige Absprünge in das Core-Banking-System und Dokumentenmanagementsystem sinnvoll abgemildert worden. Wesentliche Effizienzvorteile erwachsen aus der Implementierung und Nutzung einheitlicher Bearbeitungsworkflows sowie den systemseitig hinterlegten Kundenschreiben mit z.T. fest hinterlegten Wiedervorlagefristen.
Das Forderungsmanagement der BDK arbeitet seit Go-Live durchgehend mit Aryza Collect und es werden fortlaufend weitergehende Prozess- und Systemverbesserungen ausgearbeitet und gemeinsam mit Aryza in die Umsetzung gebracht.